"Zeit ist Geld!" - "5 Minuten vor 12!" - "Ich habe keine Zeit!" - "Das kann sich nie ausgehen!" - "Der Tag hat 24 Stunden und wenn notwendig nehmen wir die Nacht dazu!"...

Frustrierend - nicht wahr? Willkommen im Club.
Wie aber würde es sich anfühlen, wenn man die Vorhaben zeitgerecht erledigt? Das Gefühl zu haben, dass man alles im Griff hat? Wohl äußerst befriedigend und stärkend!

 

"Zeit ist Geld!" - "5 Minuten vor 12!" - "Ich habe keine Zeit!" - "Das kann sich nie ausgehen!" - "Der Tag hat 24 Stunden und wenn notwendig nehmen wir die Nacht dazu!"...

Diese Aussagen sind Ihnen wohlbekannt. Wahrscheinlich sogar von sich selbst. Viele Menschen verfallen regelrecht in Panik, wenn neue Aufgaben und Deadlines auf Sie einwirken. Reflexartig kommen solche Aussagen wie zuvor genannt. Meine Erfahrung ist es allerdings, dass - wenn man nachfragt, was denn alles zu erledigen ist - nur stockende Antworten kommen. Die Mitarbeiter müssen sogar oft überlegen: "...ja, was habe ich denn eigentlich alles zu tun?". Der Grund ist oftmals, dass ganz einfach der gesamtheitliche Überblick fehlt, keine Struktur vorhanden ist. Es wird so vor sich hingearbeitet. Doch meistens glaubt man nur, dass es auf jeden Fall zu viel ist, dass alles gar nicht zu schaffen ist.
Umgekehrt glauben manch Eifrige, dass noch mehr geht. Irgendwann wird allerdings der notwendige Gesamt-Zeitaufwand völlig unrealistisch - denn die Nacht ist im 24 Stunden-Tag bereits inkludiert!

In fast allen Fällen kann diese "Verzweiflung", der Druck genommen werden, indem man sich auf eine Metaebene begibt, sich einen visuellen Überblick über die anstehenden Tätigkeiten verschafft. Schreiben Sie doch die Tätigkeiten einmal zusammen - samt geschätzten Zeitaufwand. Plötzlich lichtet sich der Nebel!
Sortieren Sie die Tätigkeiten nach Prioritäten, sehen Sie sich den geschätzten Zeitaufwand an, teilen Sie sich darauf hin die Zeitverwendung ein. Man beachte, dass man nicht die Zeit managt, sondern die ZeitVERWENDUNG! 

Ausschlaggebend für ein effektives und effizientes Zeitverwendungsmanagement ist, dass Sie sich in Ihrer Planung nicht die Tätigkeit als Termin vornehmen, sondern das Ergebnis! Tätigkeiten sind die sogenannten ToDo`s, die Aufgaben. Diese führen in Ergebnisse. Und Ergebnisse sind konkrete Ziele. Sind Sie konsequent und schreiben Sie nicht: "Herrn XY anrufen" - sondern: "Mit Herrn XY einen Termin für das Meeting zum Thema A, B, C vereinbaren". DAS ist ein Ergebnis. Und wenn der Termin vereinbart ist, dann schreiben Sie in Ihren Kalender nicht nur: "Termin mit Hr. XY", sondern auch was die Themen sind und vor allem was konkret das Ergebnis sein soll, welches Ziel erreicht werden soll. Und glauben Sie mir: es ist unheimlich befriedigend, wenn man konkrete Ziele/Vorsätze positiv erledigt hat! 

Die Planung Ihre Zeitverwendung kann handschriftlich oder auch digital unterstützt erfolgen (z.B. Outlook). Die wichtigsten Prinzipen sind:

• Seien Sie stets konkret
• Setzen Sie Prioritäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit (z.B. A/B/C Prioritäten) 
• Prioritäten erhöhen sich, sofern sie nicht in der jeweiligen Woche erledigt werden konnten C -> B; B -> A; A -> AA
• AA sollte jedoch nur in Ausnahmefällen entstehen und ist dann vorrangig zu erledigen (egal ob man es gerne macht oder nicht!)
• Lassen Sie sich genug Pufferzeiten für nicht planbare Ereignisse
• Sind Sie konsequent und ehrlich zu sich selbst

Stellen Sie sich vor, dass alle Protagonisten in Ihren Teams/Abteilungen, in der Firma, so effektiv und effizient arbeiten. Deadlines werden eingehalten (da so organisiert, dass alles stets unter Kontrolle ist), die Zusammenarbeit funktioniert, jeder kann sich auf jeden verlassen, Zahnräder greifen tatsächlich ineinander. Sie sehen, welche unglaubliche Dynamik Ihr Unternehmen entwickelt, welche Beschleunigung es nimmt? 

Wir praktizieren diese Art des Zeitverwendungsmanagements seit Jahren. Profitieren auch Sie von unseren Erfahrungen! 

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!